Rueda de prensa virtual, reinventando un instrumento básico de la comunicación

Es una realidad que el COVID-19 ha supuesto un antes y un después, a todos los niveles, en términos globales. El sector de la comunicación no ha sido una excepción, como ya hemos comentado en otros artículos anteriores. Hemos explorado nuevos canales para transmitir la información, hemos cambiado el tono y el contenido de los mensajes, buscando una conexión más directa con lo emocional. En definitiva, nos hemos reinventado.

Pero, sin duda, si ha habido un instrumento habitual que se ha visto obligado a evolucionar ése ha sido la rueda de prensa. Tocada y hundida. En los últimos años ya habían disminuido claramente el número de convocatorias debido a las crisis económicas que diezmaron drásticamente las redacciones de los medios de comunicación. Los periodistas no podían asistir a los encuentros porque debían trabajar más para cubrir los puestos que se habían eliminado, por no hablar de los numerosos medios que desaparecieron del mapa. No tenían tanta libertad de movimiento. Por lo tanto, desde las agencias recomendábamos a los clientes no abusar -porque corríamos el riesgo de encontrarnos con una sala vacía- y convocar sólo cuando la información a transmitir así lo requería. No obstante, en Secnewgate siempre hemos aconsejado a las empresas convocar una rueda de prensa anual, al menos, porque resulta sumamente importante no perder el contacto presencial con los periodistas.

La tecnología, facilitadora del cambio

Y entonces llegó el COVID-19 y, posteriormente, el confinamiento. La rueda de prensa tradicional no sólo no era recomendable, sino que se convirtió en misión imposible. Hubo que reinventarse en tiempo récord, ayudados por la tecnología que nos ha facilitado el camino. Las empresas tenían necesidad de seguir comunicando y los periodistas, teletrabajando en sus casas, debían seguir desarrollando su actividad.

La fórmula de la rueda de prensa virtual se dibujó como la más adecuada entre los profesionales de la comunicación. En Secnewgate comenzamos a trabajar con nuestros clientes en esta línea de comunicación que, además, ofrece numerosas ventajas: su organización es rápida y no conlleva un coste lesivo para la empresa.

Y lo cierto es que, cuatro meses después, la experiencia ha resultado harto positiva. En Secnewgate coincidimos en que ha llegado para quedarse. Lo que en un principio fue una necesidad imperiosa surgida de una situación anómala se ha convertido en una posibilidad real que hemos asumido con total naturalidad.

¿Cuáles son las claves para asegurarnos el éxito de nuestra rueda de prensa virtual?

La fórmula funciona. Pero alcanzar el éxito pasa por respetar una serie de claves que nos parecen fundamentales y que nacen de la experiencia de estos últimos meses:

• Aunque sean virtuales, las ruedas de prensa se deben convocar cuando la empresa tiene una información relevante, susceptible de convertirse en noticia. Aquí es importante seguir el consejo de la agencia de cabecera. En Secnewgate somos muy puristas en este punto. Cuando no lo vemos claro preferimos advertirlo antes de generar falsas expectativas.
• Debemos contar con un portavoz adecuado. Después de su intervención habrá un turno de preguntas y respuestas. Debe ser capaz de estar a la altura de las circunstancias. Si va a haber más de un portavoz recomendamos utilizar la figura de un moderador que asuma la dirección del evento. Así nos aseguramos de que todo está controlado.
• Sea cual sea la plataforma elegida para el encuentro, debemos asegurarnos de que es la idónea para que los periodistas puedan acceder fácilmente. En este sentido, recomendamos enviarles la convocatoria y el link de acceso con antelación -para que puedan familiarizarse con la plataforma si no la conocen- y, posteriormente, un recordatorio dos días antes. El día del evento, se debe dejar cierto margen temporal a los periodistas a la hora de acceder. La tecnología juega malas pasadas, a veces. Hay que tener paciencia y esperar a que estén conectados la mayoría de los que habían confirmado su asistencia virtual.
• La fecha es clave. En la medida de lo posible, hay que procurar que no coincida con otros eventos virtuales. En cuanto a la hora, las 10:00 horas suele ser una buena opción.
• Aparte del contenido a exponer, la convocatoria debe recoger las normas que regirán la rueda de prensa: duración -hay que procurar no supere una hora-, programa, dinámica de preguntas y respuestas, detalles sobre los materiales de comunicación que podrán descargarse posteriormente…
• Sugerimos apostar por la difusión en redes sociales mediante la transmisión en streaming.
• Durante el evento, aconsejamos también activar el chat -por si algún periodista tiene problemas para ver u oír y necesita comunicarse con el portavoz- y desactivar el micrófono de los asistentes -para que no se desvirtúe el sonido general-.
• Resulta práctico grabar la sesión y, posteriormente, compartirla con los periodistas asistentes porque así les facilitamos su trabajo. Pueden concentrarse frente al ordenador y no necesitan tomar notas mientras tanto.

A partir de aquí ya no hay excusa para no encontrarnos cara a cara con los periodistas y enfrentarnos a sus preguntas… Aunque sea a través de una pantalla.