5 consejos rápidos para que tu rueda de prensa sea un éxito
El diseño y la planificación de una rueda de prensa suma un valor añadido a nuestra estrategia de comunicación, reforzándola y consolidándola. La convocatoria aporta una serie de ventajas, como la posibilidad de establecer y fortalecer relaciones, impulsar la imagen de marca y afianzar nuestros mensajes clave.
Para que nuestra rueda de prensa funcione y sea un altavoz de todo lo que deseamos contar al mundo, os recomendamos una serie de tips para que todo salga tal y como lo tenías planeado:
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Un mensaje, un aliado
Tener algo que comunicar es clave. Un nuevo lanzamiento, la presentación de resultados anuales o mostrar en primicia una noticia de interés será nuestro eje para hacer atractivo nuestro encuentro y generar la expectación e interés deseado para que los medios asistan.
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Planificar el dónde y el cuándo
Una vez tengamos claro por qué comunicamos la rueda de prensa, podemos avanzar con el resto de la organización.
Elegir el CUÁNDO se vuelve clave en este siguiente paso. Para escoger la fecha correcta debemos tener en cuenta diversos factores. Por ejemplo, que no caiga en festivo, evitar los días antes o después de un puente y, en la medida de lo posible, no coincidir con otro evento similar, además de estar atento a las noticias de actualidad, entre otras cosas. Todas ellas, pueden restar la importancia que se merece nuestra rueda de prensa. ¿Lo recomendable? ¡convocar por las mañanas! Te aseguras de que los medios tengan más tiempo y así, por la tarde, puedan editar tu noticia ?
Escoger el DÓNDE debe ir de la mano de nuestro mensaje. Si vamos a hablar, por ejemplo, de la apuesta por la sostenibilidad, busquemos un espacio acorde a lo que vamos a contar. Intentemos sorprender con el entorno, que sea accesible y siempre ¡tenerlo todo apunto! Hasta lo más básico se debe supervisar, como por ejemplo que funcione los equipos de audiovisual y de sonido ¡Siempre dan sorpresas! Lo ideal es ir a revisar el espacio con el plan del evento en la mano, así podremos comprobar que todo esté apunto en función de las necesidades de cada evento. Si te rodeas de buenos profesionales, ¡no se escarpará ni un detalle!
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[Save the date] ¡agéndalo!
El tipo de medios al que vamos a convocar tiene mucho que ver con el mensaje que vayamos a trasmitir. Elaborar una base de datos ad hoc para el encuentro será nuestra llave maestra para que nuestro mensaje atraiga a los medios, tanto generales como del trade. Una vez hecha, debemos:
- Diseñar y enviar un ‘save the date’ o reserva de fecha como primera toma de contacto, explicando el día y la hora. Puede que todavía no tengamos el lugar, pero podemos informar a los medios para que se agenden nuestro encuentro. Así, iremos teniendo un avance de confirmados y podremos hacernos una idea de los asistentes.
- Una semana después, enviaremos la convocatoria con todos los detalles de la rueda de prensa, incluida la planificación, al detalle, de la jornada ¡les ayudará a organizarse! Y, ¡atención!, debemos reforzar nuestro envío, siempre hay algún despistado.
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Crea los materiales a medida
Los documentos que elaboremos y aportemos servirán para que asistentes y ponentes tengan toda la información en su poder. Por ello, habría que pensar en dos escenarios a la hora de compartir los materiales:
- LOS MEDIOS: Además de las anotaciones que tomen, es positivo compartir con ellos una nota de prensa con la información que vayamos a presentar. Además, disponer de un Press Kit a tiempo, siempre es una victoria. ¡Así no se pierden detalle!
- LOS PORTAVOCES: Elaborar un Q&A para que todo quede atado, pintar el discurso para que no se nos olvide ningún detalle y, si fuera necesario, un curso de portavoces siempre viene bien para reforzar la seguridad del orador, ayudando a transmitir, correctamente, el mensaje.
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Reforzar nuestro evento y hacer seguimiento
Aunque el encuentro haya llegado a su fin, una vez llegados a la oficina, debemos enviar la nota de prensa y las fotos del evento al resto de medios que no hayan podido asistir. Ayudará a dar un impulso en las publicaciones. Y, clave para nosotros es el seguimiento, así contabilizaremos nuestras apariciones en la prensa. Si previamente has contratado un seguimiento, ¡te ayudará a que no te dejes ninguna noticia en el tintero!
Autora: Marta Pendás, Supervisora de Cuentas en ACH
